להיות מוכנים כשאורחים צריכים אתכם

שמירה על תקשורת ברורה בזמן היא חיונית לאירוח ברמת חמישה כוכבים. אורחים אומרים שקבלת הוראות מועילות ומענה מהיר היא דבר הכרחי עבורם. "שמירה על תקשורת טובה עוזרת לאורחים להרגיש שדואגים להם, והרגשה זו היא ליבו של האירוח", לדברי סיידי, מארחת מצטיינת בסנטה פה שבניו מקסיקו.

חשוב לספק לאורחים את המידע שהם צריכים, מתי שהם צריכים אותו.

אנשים דואגים להרבה דברים כשזה קשור לנסיעות. כדאי לספק לאורחים מידע שימושי בזמן הנכון, מבלי לתת להם כמות גדולה מדי של פרטים שקשה לזכור.

• להשתמש בהודעות מתוזמנות. הן מאפשרות לכם לשתף פרטים מסוימים כשאורחים עשויים לרצות אותם. לדוגמה, מארחים רבים כוללים הוראות הגעה לנכס שלהם בהודעת 'ברוכים הבאים' מתוזמנת ליום לפני הצ'ק-אין.

• לכתוב מדריך מקיף לאורחים. יש לציין הנחיות ברורות למציאת דברים חשובים והשארת הוראות מפורטות למכשירים ומוצרי חשמל.

• לפרסם מידע שימושי בכמה מקומות. אפשר להשאיר הוראות הפעלה ליד התרמוסטט והגריל החיצוני, כמו גם במדריך לאורחים. אורחים אמורים למצוא בקלות את הפרטים הנחוצים להם בלי לחפש אותם.

אורחים מצפים מכם להגיב במהירות, במיוחד ביום הצ'ק-אין או אם מתעוררות בעיות. במקרה של שאלות לא דחופות שעולות במהלך שהייה, משך הזמן הסביר להגיב להן הוא תוך 12 שעות. במקרים דחופים, כמו כששוכחים להשאיר לאורחים מפתח כדי להיכנס לנכס, יש להגיב תוך שעה.

• הגדרת התראות. אפשר להשתמש באפליקציית Airbnb כדי להתעדכן בהודעות מאורחים. אפשר להצטרף לקבלת הודעות דחיפה באפליקציה ובהגדרות המכשיר שלכם, וחשוב לשמור על המכשיר שלכם בהישג יד כשהוא לא במצב שקט ולבדוק מדי פעם אם התקבלו הודעות בזמן אירוח.

• ליצור תוכנית גיבוי. כדאי לדאוג לעזרה מראש כשאינכם זמינים. כדאי לגייס מארחים-שותפים או אנשי תמיכה אחרים ולשתף את פרטי הקשר שלהם עם האורחים.

• להשתמש בתשובות מהירות. הן מאפשרות לכם לענות על שאלות מסוימות אפילו מהר יותר על ידי כתיבת תשובות מוכנות מראש. לדוגמה, אפשר להכין תשובה מהירה עם רשימת המסעדות האהובות עליכם באזור כדי לשלוח אותה לאורחים כשהם מבקשים המלצות מקומיות.

כדאי לנסות להסתכל על כל מצב מנקודת המבט של האורחים, במיוחד כשדברים לא הולכים כמתוכנן.

• להישאר רגועים. בעיות בלתי צפויות יכולות להיות מאתגרות לכולם. מומלץ לקחת כמה נשימות עמוקות ולהתמקד בפתרון הבעיה.
• לשמור על שקיפות. חשוב ליידע את האורחים שקיבלתם את הבקשה שלהם ושאתם מטפלים בה. יש להסביר מתי אתם מצפים למצוא פתרון לבעיה ובאיזה אופן תעדכנו אותם על כך.
• להגיב באמפתיה. כדאי לשים את עצמכם בנעליים של האורחים שלכם. אפילו דברים קטנים יכולים להרגיש כמו עניין גדול כשנמצאים רחוק מהבית.

ייתכן שהמידע המופיע במאמר זה השתנה מאז פרסומו.