איך למנוע אתגרים באירוח

למרות כל המאמצים שלכם, לפעמים בעיות פשוט קורות. אולי האורחים לא מצליחים למצוא את המפתח שהשארתם להם, או אולי הצנרת נסתמת. על אף שמאוד נדיר להיתקל בבעיה גדולה, מארחים טובים תמיד מתכוננים לבלתי צפוי.

כך דיאנה, מארחת מצטיינת מאוקלנד קליפורניה, ממליצה לטפל ברגעים מאתגרים באירוח.

האירוח מבוסס על קהילה, והקהילה הזאת כוללת את האנשים שעוזרים לעסק האירוח שלכם להתנהל בצורה חלקה.

"יש לנו שמות ומספרים של שרברב, חשמלאי, ומנקה בהיכון," אומרת דיאנה. וכשהיא בעצמה יוצאת מהעיר, אחותה של דיאנה נמצאת בכוננות בתור הגיבוי שלה כמארחת. "אנחנו אף פעם לא נתקעים אם מתעוררת בעיה."

מה עדיף מאשר להיות מוכנים לטפל במהירות בצינור דולף או דוד שבור? למנוע את התקלה מלכתחילה.

"יש לי רשימת משימות לתחזוקה שאני עוברת עליה מדי שנה," אומרת דיאנה. "את חלק מהמשימות אני עושה בעצמי, עבור משימות אחרות אני שוכרת אנשי מקצוע. כל נכס הוא שונה, אבל חשוב לדעת מה צריך בדיוק כדי לשמור על הנכס שלכם במצב מעולה לאורחים."

רשימת המשימות לתחזוקה שנתית של דיאנה כוללת:

• ניקיון של המרזבים מעלים ופסולת אחרת
• בדיקה שכל יחידות החימום, האוורור והמיזוג פועלות כשורה
• שטיפת חלונות שקשה להגיע אליהם כדי לשמור על הנכס שלה מואר היטב

תקשורת יעילה עם האורחים צריכה להיות כנה ומציאותית.

אני חושבת שזה כל כך חשוב לא להבטיח יותר ממה שאפשר לקיים, אלא במקום זאת תמיד לתקשר כמה שיותר," דיאנה אומרת. "גם אם אין לי עדיין פתרון, אני מעדכנת את האורחים שלי בנוגע להתקדמות."

אז כשצינור התפוצץ בדיוק לפני שאורחים הגיעו, דיאנה מיד הרימה את הטלפון.

"התקשרתי לאורחים והודעתי להם שאנחנו מתמודדים עם המצב, ושאלתי אם אפשר לדחות את שעת הצ'ק-אין שלהם," אומרת דיאנה. "הצעתי גם צ'ק-אאוט מאוחר יותר, רעיון שהם אהבו, והשארתי בקבוק יין ומכתב תודה. עבור הרבה אורחים, תקשורת פתוחה ומחוות קטנות שמביעות הערכה—בין אם זה יין או גיפטקארד לבית קפה מקומי—הן מאוד משמעותיות."

"יש לנו דלתות ממש מסובכות ולעיתים קרובות האורחים לא יודעים איך לפתוח אותן, למרות שכתבתי הוראות מדויקות במדריך לאורח ובהוראות של הצ'ק-אין," אומרת דיאנה. "כשזה קורה, אני תמיד מקשיבה לאורחים ולתסכול שלהם ואז אני מסבירה להם בסבלנות בטלפון או פנים מול פנים."

כמה דברים שדיאנה למדה מההקשבה לאורחים שלה לאורך השנים:

• לאפשר כניסה ללא מפתח כדי להקל על הצ'ק-אין
• לדאוג לתאורה חיצונית מספקת כדי לעזור לאורחים להגיע לנכס בבטחה בשעות החושך
• לבקש מידע על הנסיעות של האורחים מראש ולהדגיש את זמני הצ'ק-אין והצ'ק-אאוט

אורחים שמגיעים מוקדם, אורחים שמבצעים צ'ק-אאוט באיחור ובעיות ניקיון – כל אלה עלולים להציב אתגרים. הנה כמה רעיונות לפתרון בעיות אפשריות:

• קביעת שעות צ'ק-אין וצ'ק-אאוט ברורות ופירוט על ההיגיון העומד מאחוריהן ("שעת הצ'ק-אין היא החל מ-‎ 15:00 והלאה, כדי לאפשר לעובדי הניקיון להכין את החדר")
• הגדרת עדיפויות ההזמנה שלכם כדי להשאיר יותר זמן לניקיון
• אפשר להציע אחסון עבור המזוודות של האורחים אם אתם יודעים שהם מגיעים מוקדם
• ציון פרטים חשובים– איך נכנסים לנכס, איך הנכס נראה וכו' – בתיאור הנכס ובהוראות הצ'ק-אין, כדי לתאם ציפיות

• מומלץ לספק מדריך לאורחים שכולל הוראות גישה לרשת ה-Wi-Fi והוראות שימוש למכשירי חשמל מורכבים